Privacyverklaring

Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG) LochemEnergie

LochemEnergie is verplicht zich te houden aan de nieuwe Algemene Verordening Gegevensverwerking per 25 mei 2018. Deze wet verplicht organisaties zorgvuldig om te gaan met gegevens van personen en vervangt de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). Wij leggen hier uit wat wij aan gegevens nodig hebben en hoe we deze verwerken om ons werk te kunnen doen.

Wat zijn persoonsgegevens?

Er zijn gegevens die iets zeggen over de persoon of personen in kwestie. Bijvoorbeeld naam, adres, telefoonnummer, e-mail. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar iemand herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens. Bijvoorbeeld het adres of e-mailadres. Wanneer anderen, in dit geval LochemEnergie, die persoonsgegevens hebben, moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan. Dat is wat de wet zegt.

Welke gegevens verwerkt LochemEnergie?

Bij een aanmelding van een nieuw lid wordt gevraagd naar de naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres en bankgegevens. Deze gegevens worden verwerkt in onze on-line ledenadministratie annex boekhouding.
Bij een aanmelding voor een energiecoach (vrijwilligers van Lochemenergie) op de website ‘EnergieloketLochem’ geeft de persoon toestemming aan de energiecoach om de gegevens te gebruiken en zo nodig door te geven aan een andere energiecoach wanneer de afspraak wordt geruild. Als een gesprek heeft plaatsgevonden wordt dit contactmoment genoteerd in het registratiesysteem. Er wordt in korte bewoordingen omschreven wat het gegeven advies is. 

Mag ik mijn persoonsgegevens inzien?

U kunt een overzicht opvragen van de persoonsgegevens die we van u verwerken. Eventueel kunnen er op verzoek wijzigingen aangebracht worden of worden uw gegevens verwijderd. U kunt een verzoek indienen bij LochemEnergie via het mailadres: administratie@lochemenergie.net. Aan uw verzoek wordt binnen 30 dagen uitvoering gegeven.

Van wie verwerkt LochemEnergie persoonsgegevens?

LochemEnergie verwerkt persoonsgegevens van mensen met wie zij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn bijvoorbeeld gegevens van:

  • Bewoners in de gemeente Lochem die LochemEnergie inschakelen om advies te ontvangen
  • Bewoners die lid zijn van LochemEnergie
  • Organisaties en bedrijven waarmee LochemEnergie verbonden is, waar wij een relatie mee hebben, willen krijgen of hebben gehad

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens?

Het bestuur van de coöperatie is verantwoordelijk voor het correct verwerken, bewaren en bewaken van de persoonsgegevens. Alle medewerkers, adviseurs en vrijwilligers worden/zijn geïnformeerd hoe zij, ook vanuit privacy-oogpunt, met persoonsgegevens moeten omgaan.

Waarvoor verwerkt LochemEnergie persoonsgegevens?

LochemEnergie legt uw persoonsgegevens vast ten behoeve van lidmaatschap, uw abonnement en/of een andere met u gesloten overeenkomst en/of om u te informeren over voor u relevante activiteiten, producten en diensten van LochemEnergie.
Om en goede administratie te kunnen voeren hebben we minimale gegevens nodig om bijvoorbeeld vrijwilligers in contact te brengen met onze leden of klanten of om incasso’s uit te kunnen voeren.

Verwerkt LochemEnergie ook bijzondere persoonsgegevens?

Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens of gegevens betreffende ras. LochemEnergie verwerkt geen bijzondere gegevens, dat is niet nodig om op een juiste wijze ons werk te kunnen doen.

Hoe gaat LochemEnergie met persoonsgegevens om?

Persoonsgegevens worden bewaard in onze beveiligde on-line ledenadministratie annex boekhouding, ‘achter’ onze webpagina en op een beperkt toegankelijke cloud-service: Google Drive. Gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor normaal gebruik binnen de organisatie of het doel waarvoor zij zijn verwerkt. Administratieve gegevens moeten we van de fiscus 7 jaar bewaren.

Zijn er afspraken over geheimhouding?

Vrijwilligers en medewerkers van LochemEnergie zijn tot geheimhouding verplicht. Zij mogen niet aan derden, mensen van buiten LochemEnergie, informatie verschaffen over hetgeen zij tijdens de uitoefening van hun taak, bijvoorbeeld als energiecoach, tegenkomen. Vrijwilligers in werkgroepen zijn terughoudend in het bespreken met derden over bedrijfsgevoelige informatie.
Na het afsluiten van een casus voor een energiecoach of deelname aan een werkgroep vernietigen de vrijwilligers alles wat zij op schrift of digitaal (op eigen computer) hebben vastgelegd waarin persoonlijke gegevens van leden, klanten of andere vrijwilligers staan.

Vindt er uitwisseling plaats van persoonsgegevens?

Als een aanmelding voor een energiecoach binnenkomt ontvangt de betreffende energiecoach per e-mail de persoonsgegevens zoals door de aanvrager ingevuld op de website.
LochemEnergie deelt persoonsgegevens van deelnemers in onze zonneparken (en in de toekomst waterkracht en windenergie) met onze contractpartner Greenchoice of een andere energieleverancier waarbij de deelnemer is aangesloten voor het verrekenen van gelden.
LochemEnergie zal nooit persoonsgegevens verkopen aan derden.

LochemEnergie en andere websites

Op de website van LochemEnergie vindt u links naar andere websites. LochemEnergie kan geen verantwoordelijkheid dragen voor de inhoud van die websites en voor de manier waarop die websites met uw gegevens omgaan. Lees hiervoor de privacyverklaring, indien aanwezig, van de website die u bezoekt.

Hoelang worden gegevens bewaard?

Gegevens van leden die zich uitschrijven worden 7 jaren bewaard, omdat deze onderdeel uitmaken van de administratie. Voor het bewaren van deze gegevens gelden de wettelijk bepaalde voorschriften. De wet noemt verder geen termijnen, informatie mag worden bewaard zolang het nuttig en nodig is.

Cookies

LochemEnergie gebruikt functionele, analytische en tracking cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen in de browser van je computer, tablet of smartphone. Deze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en dat bijvoorbeeld jouw voorkeursinstellingen onthouden worden. Deze cookies worden ook gebruikt om de website goed te laten werken en deze te kunnen optimaliseren.

Je kunt je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen. Meer informatie over cookies kun je vinden op https://www.consumentenbond.nl/internet-privacy/wat-zijn-cookies.

Wijzigingen

LochemEnergie behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. Controleer daarom regelmatig de privacyverklaring voor het meest actuele privacy- beleid van LochemEnergie.